Politika zasebnosti – Easy24Service

Osebne podatke obdelujemo glede različnih skupin posameznikov, ki stopajo v stik z našo platformo. Te kategorije vključujejo:

• registrirane uporabnike (iskalce storitev),
• registrirane ponudnike storitev,
• obiskovalce spletne strani ali aplikacije,
• poslovne partnerje in kontaktne osebe ponudnikov,
• posameznike, ki neposredno komunicirajo z našo službo za podporo strankam.

Zbiramo in obdelujemo izključno tiste podatke, ki so nujni za delovanje platforme:

• Identifikacijski podatki: ime in priimek, firma podjetja, uporabniško ime ter ID za DDV in matična številka (pri ponudnikih).
• Kontaktni podatki: e-poštni naslov, telefonska številka, naslov podjetja in naslov izvedbe storitve.
• Podatki postopka vpisa ponudnika: URL spletne strani, ki ga vnese ponudnik, javno dostopni poslovni in kontaktni podatki na tej spletni strani, javni podatki iz ustreznih uradnih poslovnih registrov (vključno z AJPES/OPSI za izvajalce, registrirane v Sloveniji), podatki, ki jih ponudnik vnese ročno, pripravljen osnutek storitve, izvorne strani ter slike, ki jih ponudnik izbere, naloži ali jih Platforma pridobi za pripravo osnutka.
• Podatki o naročilu: opis storitve, datum in čas rezervacije, vrednost in status naročila, komunikacija med uporabnikom in ponudnikom, morebitne naložene fotografije (npr. prikaz stanja za lažjo oceno dela s strani ponudnika) ter spremljajoča dokumentacija pri reklamacijah.
• Finančni podatki: transakcijski podatki, podatki o izdanih računih in podatki o izplačilih ponudnikom (Stripe Connect). Easy24Service ne shranjuje številk kreditnih kartic; celotno obdelavo izvaja izključno sistem Stripe.
• Tehnični podatki: IP naslov, vrsta naprave, operacijski sistem, brskalnik, čas dostopa, podatki o uporabi platforme in lokacijski podatki (če uporabnik to izrecno dovoli).
• Podatki o ocenah: ocene ponudnikov, komentarji in podatki, povezani z reševanjem sporov.

Enotna vstopna točka za vpis ponudnika oziroma oddajo prve storitve je https://easy24service.com/ustvari-storitev. Ponudnik lahko zahteva pripravo osnutka iz javno dostopne spletne strani podjetja ali nadaljuje brez spletne strani ter, kjer je to podprto, podatke podjetja izbere iz ustreznega uradnega poslovnega registra oziroma jih, če podjetja ni mogoče najti, vnese ročno. Samodejno pridobljeni podatki so le osnutek; pred oddajo mora Ponudnik podatke podjetja in storitve pregledati, popraviti ter potrditi.

Če Ponudnik vnese URL spletne strani, lahko Easy24Service tehnično pregleda javno dostopne strani na tem naslovu in obdela podatke, ki so potrebni za pripravo osnutka. Kadar osebni podatki niso pridobljeni neposredno od posameznika, so njihov vir lahko javno dostopna spletna stran Ponudnika ali uradni javni register. Kjer je to relevantno, ta Politika predstavlja tudi informacijo o viru podatkov v smislu 14. člena GDPR.

Platformo lahko uporabite za rezervacijo storitve v imenu druge osebe (npr. naročilo popravila pri sorodniku ali najemniku). V tem primeru ste izključno vi odgovorni, da imate za posredovanje njihovih podatkov ustrezno pravno podlago in da so te osebe seznanjene s to Politiko zasebnosti.

Za preverjanje podatkov ponudnikov, preprečevanje podvojenih računov in zaščito pred zlorabami lahko predložene podatke primerjamo z javnimi podatki iz ustreznih uradnih poslovnih registrov, vključno z AJPES za izvajalce, registrirane v Sloveniji. V izjemnih primerih (npr. pri preiskovanju resnih pritožb ali sumov goljufij) si za zaščito varnosti pridržujemo pravico do zbiranja informacij iz drugih javno dostopnih virov (npr. medijska poročila, javni profili) in njihove združitve z že zbranimi podatki.

Če za registracijo ali prijavo uporabite profil družbenega omrežja (Google, Facebook, Apple), s tem sprožite izmenjavo določenih podatkov med upravljavcem in zunanjim ponudnikom v obsegu, ki ga dovolite v svojih nastavitvah zasebnosti.

Vaše osebne podatke obdelujemo za naslednje ključne namene:

• registracija uporabniškega računa in upravljanje rezervacij ter pogodb,
• priprava, predizpolnitev, pregled in oddaja podatkov podjetja in storitve prek enotnega postopka /ustvari-storitev, vključno z AI-podprto pripravo osnutka iz spletne strani, kadar Ponudnik izbere to možnost,
• preverjanje podatkov Ponudnika, preprečevanje podvojenih računov ter oddaja prve storitve v administrativni pregled pred objavo,
• posredovanje povpraševanj izbranim ponudnikom,
• obdelava plačil in izdaja računov,
• zagotavljanje podpore uporabnikom, obravnava reklamacij ter pošiljanje servisnih in operativnih obvestil, neposredno povezanih z registriranim računom ali uporabo Platforme, vključno z obvestili o prijavi in varnosti, dokončanju računa ali profila, opomniki za objavo oziroma dokončanje prve storitve, statusu rezervacij in plačil, podpori ter spremembah pogojev poslovanja,
• statistični in analitični nameni ter izboljševanje uporabniške izkušnje,
• izpolnjevanje zakonskih obveznosti,
• na podlagi vašega izrecnega soglasja ali našega zakonitega interesa za obveščanje obstoječih strank o podobnih storitvah v skladu z ZEKom-2,
• avtomatizirano spremljanje in po potrebi zadržanje sporočil, ki si jih uporabniki in ponudniki izmenjujejo prek internega komunikacijskega sistema Platforme, za preprečevanje nepooblaščenega obhajanja Platforme in finančne prevare.

Obdelava osebnih podatkov temelji na naslednjih pravnih podlagah v skladu z GDPR:

• Izvajanje pogodbe oziroma izvajanje ukrepov na zahtevo posameznika pred sklenitvijo pogodbe (člen 6(1)(b) GDPR): za enotni postopek vpisa Ponudnika, pripravo in oddajo osnutka storitve, registracijo in upravljanje uporabniškega računa, zahtevane funkcionalnosti Platforme, procesiranje rezervacij in plačil ter nujna operativna obvestila, potrebna za zagotavljanje teh funkcionalnosti.
• Izpolnjevanje zakonske obveznosti (člen 6(1)(c) GDPR): za izdajo računov, vodenje evidenc in druga obvezna preverjanja, kadar so predpisana.
• Zakoniti interesi (člen 6(1)(f) GDPR): za preverjanje podatkov Ponudnikov v javnih registrih, preprečevanje podvojenih ali goljufivih računov, zagotavljanje varnosti, preprečevanje zlorab, izboljšanje storitev, omejeno nepromocijsko pomoč pri dokončanju uporabe že ustvarjenega računa Ponudnika in s tem povezane opomnike ter neposredno trženje obstoječim strankam o podobnih storitvah, kjer je to dovoljeno z zakonom.
• Soglasje (člen 6(1)(a) GDPR): za namene marketinga (kjer je to potrebno) in napredne analitike. Posameznik lahko svoje soglasje kadarkoli prekliče.

Za zagotavljanje storitev se osebni podatki lahko delijo z določenimi zunanjimi deležniki:

• Ponudniki storitev: izključno za namene izvedbe vašega naročila. Ponudnik je kot samostojni upravljavec prejetih podatkov stranke le-te dolžan uporabljati strogo namensko. Uporaba prejetih podatkov za lastne namene trženja ali posredovanje tretjim osebam brez ustrezne pravne podlage je ponudniku prepovedana.
• Stripe in povezane plačilne institucije: kadar je to potrebno za obdelavo plačil, izplačila, preverjanje identitete, ki ga zahteva ponudnik plačilnih storitev, reševanje stornacij plačil (chargeback) in sporov.
• Zunanji IT in AI izvajalci: računovodski servisi, ponudniki gostovanja in analitičnih storitev ter, kadar Ponudnik zahteva samodejno pripravo iz spletne strani, zunanji ponudnik AI storitve (trenutno Google/Gemini) v obsegu, ki je potreben za analizo posredovane javno dostopne vsebine spletne strani in pripravo osnutka. Samodejno pripravljeni rezultat se brez pregleda in oddaje s strani Ponudnika ne objavi.
• Javni organi: izključno takrat, ko to izrecno zahteva zakon.

Za namene ciljnega digitalnega trženja lahko uporabljamo tehnike šifriranja in razprševanja (hashing) določenih kontaktnih podatkov, da omogočimo varno ujemanje z zbirkami podatkov naših oglaševalskih partnerjev (npr. Meta, Google), pri čemer partnerji teh podatkov ne smejo uporabiti za lastne namene izven naših kampanj.

V primeru uporabe orodij za trženje podjetja Meta (npr. Meta Pixel) upravljavec in podjetje Meta Platforms Ireland Ltd. nastopata kot skupna upravljavca (26. člen GDPR). Upravljavec je odgovoren za varno zbiranje in prenos podatkov s Platforme, Meta pa za nadaljnjo obdelavo za namene ciljnega oglaševanja. Več informacij o tem in o uveljavljanju pravic neposredno pri podjetju Meta je na voljo v njihovi Politiki zasebnosti. Osebni podatki se nikoli ne prodajajo tretjim osebam.

Pri uporabi globalnih ponudnikov storitev in IT infrastrukture (npr. Stripe, Google) se lahko osebni podatki prenesejo na strežnike izven Evropske unije. Takšni mednarodni prenosi vedno temeljijo na ustreznih zaščitnih ukrepih v skladu z GDPR, zlasti na Okviru za varstvo podatkov med EU in ZDA (Data Privacy Framework - sklep EK o ustreznosti) za certificirana ameriška podjetja ter na standardnih pogodbenih klavzulah (SCC).

Vaše podatke hranimo strogo namensko in časovno omejeno:

• Podatki o računu: do izbrisa računa in še 1 leto (zaradi reševanja morebitnih sporov).
• Podatki o naročilih in rezervacijah: 5 let od izvedbe storitve (kar ustreza splošnemu zastaralnemu roku za pogodbene zahtevke po slovenskem Obligacijskem zakoniku - OZ).
• Računovodski in davčni podatki: 10 let (zakonska obveznost).
• Komunikacija: 3 leta.
• Marketinški podatki: do preklica vašega soglasja oziroma ugovora.
• Podatki, povezani s spori: do pravnomočnega zaključka primera in še 5 let po tem.

Po poteku navedenih obdobij hrambe se podatki trajno izbrišejo ali anonimizirajo.

V zvezi z obdelavo vaših podatkov imate pravico do:

• dostopa do svojih podatkov,
• popravka netočnih podatkov,
• izbrisa (“pravica do pozabe”),
• omejitve obdelave,
• prenosljivosti podatkov,
• ugovora obdelavi, ki temelji na zakonitem interesu,
• preklica podanega soglasja,
• vložitve pritožbe pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije (www.ip-rs.si).

Posameznikom zagotavljamo uresničevanje pravic brez nepotrebnega odlašanja in v vsakem primeru v enem mesecu po prejemu zahteve. Kadar obstaja upravičen dvom v zvezi z identiteto posameznika, ki predloži zahtevo v zvezi s kakšno od njegovih pravic, lahko zahtevamo zagotovitev dodatnih informacij, ki so potrebne za potrditev identitete posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Vse zahteve lahko pošljete preko kontaktnega obrazca Kontaktni obrazec. Kadar posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, zahtevo predloži z elektronskimi sredstvi, se informacije, kadar je mogoče, zagotovijo z elektronskimi sredstvi, razen če posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ne zahteva drugače. Če posameznik to zahteva, se ga lahko z osebnimi podatki seznani tudi ustno.

Kadar se zahtevi ugodi, se ne izda posebne odločbe, temveč se o tem napravi uradni zaznamek in posameznika seznani z odločitvijo, v nasprotnem primeru pa se izda pisna odločba.

Če se nenamerno zberejo osebni podatki, za katere je očitno, da niso potrebni za konkretno obdelavo, se takoj izbrišejo, uničijo ali vrnejo posamezniku.

Upravljavec si pridržuje pravico, da po prejemu in ugoditvi zahtevi za izbris določene podatke nepovratno anonimizira (jim odvzame osebni značaj) in jih še naprej obdeluje izključno v agregirani obliki za namene lastne statistike in poslovne analitike.

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki ima pravico vložiti pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu RS, če meni da obdelava osebnih podatkov v zvezi z njim krši predpise s področja varstva osebnih podatkov. Posameznik lahko zahteva sodno varstvo svojih pravic v zvezi z varstvom osebnih podatkov pri upravnem sodišču, ves čas trajanja kršitve. Posameznik lahko s sodnim varstvom poleg prenehanja kršitve in vzpostavitve zakonitega stanja zahteva tudi povrnitev škode. Če je kršitev prenehala, lahko posameznik s tožbo zahteva ugotovitev, da je kršitev obstajala.

Varujemo osebne podatke in izvajamo tehnične ukrepe za zavarovanje poslovnih prostorov, spletne platforme in aplikacije, ter programske opreme, z uporabo tehnologije in postopkov, ki ščitijo pred nepooblaščenim dostopom do teh podatkov, njihovo uporabo in razkritjem. Uporabljajo se komunikacijski protokoli, ki omogočajo varen prenos osebnih podatkov med podjetjem in posameznikom. Če je vložena pritožba pri informacijskem pooblaščencu ali se uveljavlja sodno varstvo, podjetje do pravnomočne odločitve dodatno zavaruje osebne podatke takšnega posameznika.

Za zaščito vaših podatkov izvajamo naslednje tehnične in organizacijske ukrepe, ki vključujejo:

• SSL/TLS šifriranje,
• omejen dostop do podatkov zgolj za pooblaščene osebe,
• dvofaktorsko avtentikacijo (kjer je na voljo),
• redne varnostne posodobitve in varnostne kopije,
• nadzor dostopa
• ločevanje produkcijskega in razvojnega okolja,
• pogodbe o obdelavi podatkov.

Vsi zaposleni in zunanji sodelavci upravljavca so zavezani k strogi pogodbeni molčečnosti in varovanju zaupnosti, ki velja tudi po prenehanju sodelovanja.

Naš sistem beleži in omogoča poznejše ugotavljanje časa vnosa, sprememb ali izbrisa posameznih osebnih podatkov ter ugotavljanje, kateri uporabnik oziroma administrator je določen poseg izvedel.

V primeru kršitve varnosti osebnih podatkov bo upravljavec:

• izvedel interno preiskavo,
• obvestil nadzorni organ v 72 urah (kadar to zahteva zakonodaja),
• obvestil prizadete posameznike (če obstaja veliko tveganje za njihove pravice),
• nemudoma uvedel dodatne zaščitne ukrepe.

Platforma za svoje nemoteno delovanje uporablja avtomatizirane algoritme, katerih namen je tudi priprava predloga oziroma osnutka storitve iz javno dostopne spletne strani, kadar Ponudnik to funkcionalnost izrecno izbere. Poleg tega avtomatizirani algoritmi služijo naslednjim namenom:

• pametno razvrščanje ponudnikov in iskalnih rezultatov,
• zaznavanje sumljivih aktivnosti in preprečevanje zlorab,
• avtomatizirano preverjanje internih sporočil glede vsebine, ki bi lahko predstavljala tveganje za varnost uporabnikov ali finančno goljufijo.

Izrecno poudarjamo, da ti avtomatizirani postopki ne povzročajo neposrednih pravnih učinkov za posameznika brez možnosti naknadnega človeškega pregleda in posredovanja.

Če za dostop uporabljate mobilno aplikacijo Easy24Service, se lahko zaradi zagotavljanja stabilnega delovanja aplikacije in odpravljanja napak obdelujejo tudi specifični tehnični podatki vaše naprave (npr. anonimiziran identifikator naprave, operacijski sistem in verzija aplikacije). Z vašim predhodnim dovoljenjem vas lahko aplikacija zaprosi tudi za pošiljanje potisnih obvestil (push notifications) na vašo napravo, ki so namenjena izključno obveščanju o statusu vašega računa, novih sporočilih in poteku posamezne rezervacije.

Storitve Platforme niso namenjene in niso dovoljene osebam, mlajšim od 18 let. Če izvemo, da smo brez veljavne pravne podlage obdelovali osebne podatke mladoletne osebe, bomo te podatke iz naših sistemov brez odlašanja trajno izbrisali.

Uporaba tehnologij sledenja je podrobno določena v naši ločeni Politiki piškotkov. Svoje nastavitve in soglasja za uporabo posameznih vrst piškotkov lahko kadarkoli svobodno spremenite in prilagodite v ustreznih nastavitvah na Platformi.

Upravljavec si pridržuje pravico do občasnih sprememb in posodobitev te Politike zasebnosti, zlasti z namenom prilagajanja zakonodajnim ali tehnološkim novostim. Vse spremembe začnejo veljati z dnem njihove uradne objave na spletni strani Platforme.

Za kakršnakoli vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov ali za uveljavljanje vaših zakonskih pravic se lahko kadarkoli obrnete na nas preko kontaktnega obrazca: Kontaktni obrazec.